Plánovanie cinností, ich správa a komunikácia medzi
zúčastnenými Nový produkt Microsoft Project 98 je určený na zjednodušenie a
sprehľadnenie jednej zo základnej ľudskej činnosti - plánovania. Tento produkt sa
snaží zautomatizovať proces pri plánovaní činností, ktoré vyžadujú náväznosť
viacerých akcií a jeho uplatnenie je hlavne pri rozsiahlych a dlhotrvajúcich akciách.
Plánovanie v réžii programu Project predstavuje stanovenie dátumu začiatku alebo
ukončenia projektu, ďalej rozdelenie celého projektu na jednotlivé etapy a čiastkové
úlohy, definíciu zdrojov (ľudí a zariadení) a vyhodnotenie nákladov. Z tohto postupu
vyplynie plán plnenia projektu, ktorý sa v jazyku produktu Project označuje ako
Baseline. Užívateľ, ktorý s programom Project pracuje – teda v najčastejšom
prípade projekt manažér – ďalej zadáva skutočné plnenie jednotlivých úloh. Na
základe týchto údajov projekt manažér okamžite vidí diferenciu medzi želaným a
skutkovým stavom a pri problémoch môže efektívne preskupiť zdroje tak, aby boli
jednotlivé etapy splnené načas. Project 98 zároveň poskytuje možnosti pri tvorbe
správ o plnení plánu a tieto správy zdieľať medzi zúčastnenými osobami.
Veľmi prehľadnou metódou je zobrazovanie jednotlivých činností v podobe
špeciálnych grafov (tzv. Ganttových grafov). Okrem toho však existuje celý rad
rozličných pohľadov na údaje - napr. časové plnenie, diferenciu medzi plánom a
skutočnosťou a náklady potrebné na realizáciu činnosti. Podobne sa dá zobraziť
plán vyťaženia jednotlivých osôb a tak sledovať, kto je ako využitý.
Novinkami verzie 98 sú predovšetkým plná integrácia celého produktu Project do
systému Microsoft Office 97 a predovšetkým s plánovacím systémom Outlook. Voči
predchádzajúcej verzii dáva Project 98 projekt manažérovi oveľa väčšie možnosti
nad riadením celej plánovacej činnosti. Tak napr. je integrovaná nová funkcia Task
Splitting, ktorá umožňuje na určitý čas prerušiť plnenie úlohy (napr. podniková
dovolenka). Ďalej má projekt manažér k dispozícii oveľa detailnejšie sledovanie
zdrojov, definíciu činností s periodickým opakovaním (napr. pravidelné porady).
Projekt manažér môže v novej verzii priamo editovať dátum začiatku a konca
projektu, podobne jednotlivé náklady na využívanie zdrojov. Nová je funkcia tzv.
Effort Driven Scheduling, ktorá zaisťuje automatický výpočet doby trvania projektu v
závislosti na množstve dostupných zdrojov. Projekt manažér touto funkciou vie
skrátiť dobu trvania napr. výstavby budovy podľa požiadaviek zadávateľa tým, že
na stavbu pridelí patričný počet pracovníkov.
V novej verzii sa dajú nastavovať ďalšie atribúty zdrojov – presné dátumy, v
ktorých sú osoby alebo zariadenia k dispozícii, existuje päť rozličných dávok pre
hodinovú sadzbu pracovníkov podľa druhu vykonávaných prác (napr. práca pre vlastnú
organizáciu, pre zákazníka, práca v sťaženom prostredí ap.). Oddelene sa tiež
zadávajú aj dávky za nadčasy či využívanie zariadenia mimo pracovného času.
Každá úloha môže mať pridelený stupeň dôležitosti (celkove deväť možností),
osobitne sa definujú tzv. kritické úlohy, ktoré sa musia nevyhnutne vykonať v
predpísanom čase. Ďalšia metóda pitvania údajov je založená na analýze typu PERT,
čo umožňuje zaviesť do plánovania prvky fuzzy logiky – na špecifikáciu dĺžky
trvania úlohy projekt manažér uvádza stupeň pravdepodobnosti splnenia úlohy. Na
výber sú napr. možnosti „v najlepšom prípade", „v najhoršom prípade"
a „najpravdepodobnejší prípad".
Microsoft Project 98 ako súčasť balíku Microsoft Office
97 Project 98 je plne integrovaný do balíku Office 97. To sa prejavuje hneď v
užívateľskom interfejs – samozrejmosťou je Office Assistant ako známa animovaná
postavička pripravená pomôcť užívateľovi s riešením problémov (samozrejme v
angličtine). Ďalšia zmena, ktorú si užívateľ všimne hneď po naštartovaní
programu, je nový zvislý pruh na ľavej strane označený slovom View Bar. Pomocou View
Bar sa veľmi jednoducho a ľahko menia pohľady na zadané údaje pomocou kliknutia na
príslušnej ikone. View Bar môže užívateľ aj skryť a Project 98 v tomto prípade
zobrazuje meno aktuálneho pohľadu. Tiež existuje možnosť na obrazovke zobraziť naraz
viacej rozličných pohľadov. Podobne ako v programe Excel aj Project 98 obsahuje
zabudované filtrované pohľady na údaje – je možné zobrazovať len náklady, len
využitie jediného zdroja na celom projekte. To je výhodné napr. ak sledujeme na konci
mesiaca prehľad práce konkrétnych pracovníkov. Filtre a pohľady môže projekt
manažér teraz prispôsobovať vlastným potrebám. Celý produkt Project 98 zdieľa
základné menu ako i pruhy s tlačidlami s balíkom Office 97, tiež je k dispozícii
funkcia na tvorbu makier v jazyku Visual Basic for Application. Project 98 podporuje myš
s kolieskom (IntelliMouse) na ľahké listovanie v rozsiahlom dokumente.
Program Microsoft Project 98 poskytuje kompletný arzenál nástrojov na tvorbu plánov
aj pri komplexných akciách. Jeho použitie je veľmi jednoduché a názorné, výhodná
je aj integrácia s ostatnými aplikáciami z balíka Microsoft Office 97, najmä pri
automatickom zaraďovaní naplánovaných akcií do úloh v plánovači Outlook. Tiež je
možné prenášať hotové grafy napr. pomocou funkcie CopyPicture do textového editora
Word pri tvorbe komplexných správ. Väčšiemu a jednoduchšiemu použitiu by určite
prospela lokalizácia programu do národného prostredia, aj keď takúto čiastočnú
lokalizáciu Project 98 umožňuje vytvoriť i vlastnými prostriedkami. Ako čiastočnú
nevýhodu hodnotím len jednoúrovňovú funkciu Undo ako i fakt, že tento program
neexistuje pre ešte dosť rozšírený systém Windows 3.1. Demonštračnú verziu tohto
programu je možné nájsť na www.microsoft.com/project.
